二. 活动背景:为庆祝“伟南亭”的落成,对陈伟南先生无私奉献母校建设表示衷心的感谢,我院在东区隆重举行“伟南亭”剪彩暨伟南篮球馆揭幕仪式。

1. 拟写邀请函,并提前将邀请函跟回执发送到相关领导和嘉宾手中。确认是否出席此次揭幕仪式。

1.安排礼仪小姐负责接待领导及嘉宾,礼仪小姐在仪式活动前要进行专业培训,并在活动当天穿戴正装;

1、将40个工作人员分工分组,分别为秘书部10人、组织部5人、后勤部20人,公关部8人,其工作职责间附件一。

2、活动前两个星期召开动员大会,商讨活动细节。各部门各司其职,遵从领导指示。

5、做好活动的宣传工作,粘贴海报,在xx师范学院校园网、笔架山信息平台、各大学生报刊发布通知,动员全校师生积极参与,营造更热烈的活动氛围。

6、提前一个星期预定好酒店客房、就餐饭店和专车,联系潮之旅优秀导游到时陪同领导游览潮州名胜古迹,联系学校正规摄影机构拍摄活动全程,安排学校医护人员全程陪同。

7、征集青年志愿者维护活动现场秩序,联系学生会文体部组织欢迎队列和礼仪小组。

(3).冲气拱形门一个(红底黄字)“伟南亭剪彩暨伟南篮球馆揭幕仪式”,并铺上红色地毯直至主席台;

(4).请专业工作人员在两个会场分别安装并调试好无线话筒(两个以上)和专业音响等设备,并制定应急方案,多准备备用线).规划嘉宾席、观众席和媒体区,用彩带明确划分,摆好嘉宾发言台;

(9).揭幕剪彩会场背景为大型油画字幕“伟南亭剪彩暨伟南篮球馆揭幕仪式”,届时先用红布遮住;

(10).摆放贵宾致辞专用致辞台(透明有机玻璃,上有精美插花),右侧为主持人用立式麦可风,台面铺有红色地毯;

(11).在会场门口放置欢迎牌,欢迎牌上书写“热烈欢迎各位领导嘉宾莅临”,并在欢迎牌前放置一排鲜花;

9:05会场音乐嘹亮,彩旗飘飘,迎宾队、礼乐队、礼仪小姐(先生)到位,工作人员准备就绪。礼仪小姐(先生)引导嘉宾到签到台办理签到,佩戴胸花,并领带入席。

9:30奏乐和司仪亮相,宣布仪式开始并致开幕词,后逐一介绍到场领导及嘉宾(提供领导详细名单,包括职务)。

10:30请相关领导、嘉宾剪彩开始,揭幕仪式,燃放鞭炮及礼宾花(提供剪彩领导人数及相应剪刀和托盘等)。

11:30揭幕仪式结束,邀请嘉宾、领导前往接待室稍作休息,并准备专车接送嘉宾和领导前往东山食府吃午餐。

3、各类欢迎横幅,宣传语要提前挂好,防止大风吹乱。会场外提供宽敞的停车场,防止门口阻塞。

5、场工作人员提前检查各项设备,包括电源设备,电源需要有自备发动机。仪式调各项多媒体设备,包括对讲机、麦克风、音响,话筒 ,议后台应设置备用麦克风。

6、备故障音响调试员马上试调,话筒故障送上后备话筒。

嘉宾“不请自来”登记嘉宾信息,立刻让人将实现准备好的未写名的胸花商嘉宾姓名,为其配戴。

10、进行过程中胸花掉落告诉嘉宾有后备胸花,嘉宾不必弯腰下去捡。然后一方面让人将掉落的胸花捡起。,一方面让人取来已写上嘉宾姓名的后备胸花。

20、会场布置均由后勤部负责。仪式进行前提前30分钟要再次检查设备及所需物品;

21、礼仪小姐(先生)引导来宾入座要根据身份和地位特征引领到适当的位置顺序要确定正确;

1、燃放礼炮是或其他情况引发火灾事故事先准备灭火器,及时疏散人群,并启用灭火器,同时拨打119,并以最快速度将火扑灭。

2 、活动进行中有人闯入破坏现场秩序保安人员立刻制止,并将其带离现场。

3、现场突遇疾病发作急诊医生马上处理,情况严重的线 、各种设备出现故障,及时更换。

5、礼仪小姐高跟鞋鞋跟折断或礼仪服出问题,马上换上后备的礼仪小姐或更换服装。

6、突然停电,立即启动备用发电机发电。突然停电事先由后勤处水电管理中心准备发动机,停电时立即启动发电。

8、活动进行中突遇下雨天气事先准备多把雨伞,下雨时为领导和嘉宾遮雨

兹定于2011年2月25日(星期一)上午9点整在韩山师范学院东区“伟南亭”举行“伟南亭”剪彩暨伟南篮球馆揭幕仪式,届时敬请您拨冗出席,期待您的回复与莅临!

为了使我们的揭幕剪彩仪式顺利进行,特作此回执,麻烦您在2011年2月23日之前将您的回复以电话或写信等形式联系我们。谢谢!

作者 admin

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